C'est bon à savoir:

• Pour un aperçu des champs de données, consultez cet article

Quels sont les avantages du paramétrage du champ de l'identifiant unique?

Utilisé correctement, ce paramètre permet au système de détecter les réservations effectuées avec le(s) champ(s) d'identificateur unique et d'obtenir deux résultats:

• si le client existe déjà, la réservation sera attribuée à son dossier existant, ce qui permet d'éviter que plusieurs dossiers soient créés pour le même client

• il permet aux familles ou aux groupes qui partagent une grande partie des mêmes données (comme le nom de famille, l'adresse, le courriel et le téléphone) de continuer à utiliser les données communes dans leurs dossiers clients, mais de se voir attribuer des réservations individuelles.

Que se passe-t-il si un champ de données est sélectionné comme champ d'identification unique?

Si vous activez un champ de données en tant qu'identifiant unique, les données qui sont saisies seront comparées à toutes les entrées existantes pour ce champ de données pour tous les clients existants.

Si cette donnée - par exemple une adresse électronique - est trouvée dans un fichier client existant, la réservation sera attribuée au fichier client avec ce même courriel. Cela signifie que le système recherche et trouve le fichier client correct pour la réservation effectuée avec le champ d'identification unique. De plus, le système recherche et trouve le fichier client correct pour la réservation effectuée avec le champ d'identification unique. Il empêche la création de plusieurs dossiers clients pour un même client.

Exemple de cas d'utilisation

Vous avez un client de longue date qui s'appelle Arthur King. Il organise chaque année des séances de photos de famille et des portraits de famille individuels pour sa famille.

Vous activez "email" comme identifiant unique, et rendez ce champ obligatoire pour tous les services que vous proposez. Arthur King se rend sur Internet pour programmer un service de "portrait de famille", et donne son adresse électronique - il doit le faire - car vous l'avez sélectionné comme champ obligatoire.

Le système vérifie si le courriel qu'il a saisi correspond à d'autres courriels que vous avez enregistrés dans vos fichiers clients. Résultat : le champ de données de l'e-mail correspond à l'e-mail de son dossier client, et la réservation est enregistrée dans son dossier client.

Pourquoi faire de certains de vos champs de données des identifiants uniques est une bonne idée

Reprenons l'exemple que nous avons utilisé ci-dessus. Arthur a un fils, Hector. Hector a son propre fichier clients, mais il est jeune et n'a pas de courrier électronique. - Le champ e-mail est donc vide dans son dossier client.

Arthur se met en ligne et réserve le service "Portrait individuel" pour Hector. Il saisit le nom d'Hector, mais donne son adresse électronique. Comme le champ "email" est un identifiant unique, le système enregistre l'email d'Arthur, et le fait correspondre avec le fichier client d'Arthur. La réservation est alors attribuée au dossier d'Arthur - même si Hector a son propre dossier, et que la réservation est pour Hector!

Pour éviter cela, nous vous recommandons de faire des "prénom", "nom", "email" et "téléphone" des identifiants uniques, et de tous les fichiers obligatoires. Cela signifie que les clients se verront attribuer les réservations correctement. Aucun fichier client en double ne sera créé, et les réservations seront attribuées au bon client à chaque fois.